Manejo de eventos

Sitio web

Con nuestro gestor de sitios web Hércules CMS, es posible crear sitios web atractivos, poderosos y profesionales.

Confiable, robusto y de gran capacidad

Despreocúpese por temas técnicos relacionados con servidores o límites de almacenamiento. Nuestro equipo de trabajo e infraestructura garantizan un 99.9% de tiempo al aire y una capacidad ilimitada de almacenamiento para que usted se pueda concentrar los puntos más importantes de su negocio.

Fácil de usar

Crear y manejar el sitio web de su evento es una tarea simple que se lleva a cabo en pocos minutos. No requiere conocimientos de sistemas.

Listo para dispositivos móviles

El diseño se adapta en forma automática en función al dispositivo con que se esté visualizando el sitio web para que los usuarios puedan acceder a la información en forma óptima desde computadores de escritorio, tabletas, celulares o televisores.

Diseño gráfico personalizable al máximo nivel

Mediante la edición de hojas de estilo CSS el diseño es personalizable conforme a la imagen del evento y requerimientos detallados del cliente.

Dominio personalizado

Registre el dominio que quiera y asócielo al sitio web de su evento en forma simple.

Estadísticas confiables

Todos los sitios web de Hércules son monitoreados por Google Analitycs, la herramienta más poderosa para conocer el número de visitas, desde que lugares provienen, con que tipo de dispositivos acceden, con que criterios de búsqueda se encuentra el sitio web y mucho más.

Menús y secciones configurables

Cree al instante nuevos menús y secciones de información compuestos por textos, imágenes videos o audios.

Inscripciones en línea

Reciba las inscripciones de su evento en línea y monitórelas en tiempo real.
Más de 1000 eventos realizados han hecho posible que Hércules™ domine todas las opciones de inscripción.

➤ Fortaleza y poder contundentes

Independiente del tamaño de su evento, garantizamos que Hércules™ es capaz de recibir todas las inscripciones sin afectar su rendimiento, sin importar si se trata de eventos de 100 inscripciones diarias o cientos de miles de inscripciones diarias. La robustez de Hércules combinada con la infraestructura en donde se hospeda, permite soportar los tráficos de información más altos que se puedan presentar.

➤ Inscripciones en sitio

Para eventos en donde las inscripciones se realizan el mismo día en que ocurre el evento, contamos con una interfaz especial que se complementa con dispositivos de lectura de cédulas de ciudadanía, permitiendo hacer el proceso de registro en pocos segundos.

➤ Reglas de inscripción configurables

Configure en forma eficiente y ágil casi cualquier regla de inscripción requerida para su evento. Cupos por organización, cupos por actividad, cupos por género, cupos por escenario, campos del formulario de registro, fechas de inscripción variables, valores de inscripción entre cientos de reglas, pueden ser aplicadas al momento de registro.

➤ Integración con pasarelas de pago

Hércules™ permite realizar los pagos en línea del proceso de inscripciones, mediante la integración de las pasarelas de pago cómo PayU o Interpagos. De igual forma es posible desarrollar integraciones con cualquier otra pasarela de pagos.

➤ Inscripciones por organizaciones

Para eventos en donde los participantes representan una organización, es posible generar accesos con usuarios y contraseñas a cada una para que registren el personal que asistirá al evento.

➤ Aprobaciones o rechazos

Para eventos en donde se requiere un control detallado del participante, Hércules™ cuenta con un módulo que permite aprobar o rechazar la participación teniendo en cuenta los datos de inscripción suministrados, pagos realizados o archivos adjuntos que suministre la persona.

➤ Inscripciones individuales

Para eventos en donde los participantes se representan a sí mismos, es posible configurar Hércules™ en pasos simples para recibir las inscripciones de miles de usuarios interesados en participar.

➤ Informes detallados y personalizables

Obtener la información consolidada de inscripciones es uno de los principales objetivos del Hércules™. Esta información es consultable en pantalla o exportable a Excel o PDF con reportes que incluyen los principales datos de inscripción o personalizados con datos particulares según el proceso que se quiera realizar.

Acreditaciones

Genere en forma profesional todas las acreditaciones del evento y controle en forma eficiente accesos a recursos o zonas.

Configurables

Incluya de manera simple los datos que requiera en el diseño de las acreditaciones. Personalice la imagen, las dimensiones y la ubicación de los datos en minutos.

Personalización por roles

Defina un tipo de acreditación independiente con recursos y accesos específicos por cada tipo de rol en el evento. De esta forma puede tener acreditaciones diferentes para el comité organizador, ponentes, asistentes al evento o proveedores, cada una con permisos acordes a sus actividades en el evento.

Generación masiva

En segundos, genere miles de acreditaciones personalizadas con todas las reglas configuradas con margen de error 0%.

Integración con control de acceso

De forma simple, asigne permisos a cada tipo de acreditación sobre el acceso a zonas especiales en el evento. Mediante el módulo de control de accesos serán leídas estas configuraciones y se rechazará o aprobará el acceso.

Integración con control de alimentación

Para eventos en donde se dispone de entrega de alimentación a los participantes, es posible controlar el acceso a este recurso mediante la acreditación con dispositivos de lectura de código de barras. El rol, tipo de alimento a entregar y la cantidad de veces que se puede repetir también son controlados.

Programación de agenda

Hércules™ permite organizar de forma estructurada la agenda de actividades del evento incluyendo detalles de escenarios, horarios, actividades y participantes.

La programación será incluida en forma automática en la sección agenda del sitio web oficial provisto por Hércules™.

Control de

alimentación

Controle eficientemente al acceso a alimentación mediante un proceso sencillo y fácil de implementar.

Menús y secciones configurables

Hércules puede controlar el recurso de alimentación permitiendo configurar permisos para cada rol participante en el evento. Se incluyen las variables como el tipo de alimento (Desayuno, almuerzo, cena, refrigerio), cantidad diaria por persona, máximo de veces a repetir entre otros. Los permisos definidos se reflejarán en las acreditaciones generadas.

Puntos de control

La responsabilidad del montaje de los puntos de control, puede ser provista por INP o por el comité organizador del evento. Cada punto de control debe incluir los siguientes elementos:

Contabilización de consumo de Alimentación

Hércules™ registrará todas las lecturas de derechos que se hagan sobre cada acreditación y generará los siguientes reportes y estadísticas:

Número de consumo de tipo de alimentación por punto.
Derechos consumidos por persona.
Número de veces que se consume un derecho en total, delegación y deporte.
Alimentación consumida por fecha.

La contabilización puede generar conteo de alimentación rechazado para el caso en que las personas no tengan ese derecho o haya sido previamente consumido.

Manejo de

encuestas en línea

Con el fin de obtener una retroalimentación de los participantes en el evento, Hércules cuenta con un mecanismo que permite construir una encuesta en línea asociada al formulario de inscripción del participante.

Fácil de configurar

En pasos simples usted podrá configurar todas las preguntas que desee realizar a los participantes del evento contando con la posibilidad de recoger respuestas de tipo abierto, cerrado, de escalas numéricas, listas desplegables, entre muchos otros.

Diligenciamiento requerido para descarga de certificados

Hércules™ está diseñado de tal forma que el diligenciamiento de la encuesta es un requisito para que los asistentes al evento puedan descargar el certificado de participación. Esta funcionalidad puede ser desactivada a criterio de la organización del evento.

Informes disponibles en tiempo real

Tan pronto como los participantes diligencien la encuesta, usted tendrá acceso a informes detallados exportables a Excel que cuentan con toda la información consolidada de todas las personas.

Generación de

certificados de participación

Genere certificados en forma impecable con Hércules™.

Configuración en minutos

Configure el diseño en poco tiempo incluyendo toda la información relacionada con la participación de los asistentes al evento. Datos como nombres, número de documento, sesiones a las que asistió, número de horas entre otros son fácilmente agregados.

Diseño gráfico personalizable

Con Hércules™ es posible adaptar cualquier tipo de diseño gráfico. Imágenes, tamaño y posición de la información son ajustables por medio de la interfaz.

Generación masiva de certificados

Exporte miles de certificados de participación de forma organizada en segundos. Los archivos se generan en PDF y pueden ser impresos en forma tradicional para posteriormente entregar a los participantes.

Autogeneración de certificados

Hércules™ permite que los asistentes al evento puedan generar en forma autónoma su certificado de participación. Para poder descargarlo, cada uno de ellos deberá autenticarse con el número de documento de identificación y un código individual que encuentran en su acreditación.

Histórico

Controle eficientemente al acceso a alimentación mediante un proceso sencillo y fácil de implementar.

Portal de eventos

Todos los sitios web de los eventos que usted realice quedarán automáticamente organizados en el portal de eventos personalizado para su institución y suministrado por Hércules™. El portal contará con filtros de eventos permitiendo consultar a través de los años o por categorías definidas por usted. Una vez encontrado, podrá acceder al sitio web de cada evento que permanecerá mientras su organización cuente con el licenciamiento de Hércules™.

Histórico de participación

Cada uno de los participantes registrados en los eventos organizados con Hércules™, contará con una ficha única de participación en donde se verán reflejados todos los eventos a los que ha asistido y los roles que ha desempeñado a lo largo del tiempo.

Manejo de even​tos